La documentación generada por los registros de la calidad. Se trata de una documentación compuesta por texto, datos y ocasionalmente, imágenes, elaborada y utilizada por un elevado número de personas y con un índice de actualización prácticamente nulo, una vez finalizado todo el proceso. Este tipo de documentación se elabora de forma continua y repetitiva durante la vigencia del sistema de calidad.
Sin embargo, ambos tipos de información resultan perfectamente tratables por sistemas de información tipo "intranets", dado que estos últimos presentan ventajas frente a los sistemas de información basados en bases de datos relacionales siempre que los índices de variabilidad y actualización de la información no sean elevados.
Brevemente, la forma de funcionamiento de una "intranet" para el sistema de aseguramiento de la calidad de una empresa sería el siguiente:
1.- Utilización para la documentación de definición del sistema de calidad:
La documentación del sistema de calidad: manual de calidad, manual de procedimientos e instrucciones de trabajo se convierte a formato HTML y se difunde bien a través de la "intranet", bien a través del sistema de correo electrónico.
El responsable de calidad obtiene directamente del sistema de distribución los acuses de recibo, que requiere la norma y garantiza, mediante la "intranet", que la documentación de calidad utilizada es, siempre, la última versión, puesto que los usuarios no tienen acceso a otra.
Los usuarios tienen acceso, en su ordenador, mediante la "intranet" a los documentos del sistema de calidad que necesitan para su trabajo, administrándose los permisos de acceso a los mismos.
2.- Utilización para la documentación generada por los registros de la calidad:
El usuario que precisa rellenar alguno de los formularios definidos por el sistema de la calidad accede, a través de la "intranet" (dichos formularios pueden estar construidos mediante cualquier herramienta ofimática: procesadores de textos, hojas de cálculo, …) a una copia maestra del mismo, la convierte a una copia de trabajo y la difunde, mediante correo electrónico, al siguiente usuario definido en el correspondiente procedimiento, quien, a su vez, procede de manera similar.
En los formularios disponibles en la "intranet" pueden construirse interfaces con las bases de datos corporativas que garanticen la calidad de dichos datos. Pueden construirse asimismo, interfaces con otros sistemas, que pueden también ser corporativos, ya sean bases de datos u hojas de cálculo que faciliten el análisis de los datos contenidos en los registros de la calidad, cumpliendo, así, con otro de los requisitos de la norma. Debido a que la realización de estas interfaces no es trivial, se recomienda no abordar las mismas hasta una fase posterior del proyecto.
Los procedimientos del sistema de la calidad deben ser adaptados, en lo que se refiere a la creación, mantenimiento y consulta de los registros de la calidad, para el funcionamiento de éstos en la "intranet".
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