LAS INTRANETS Y LOS SISTEMAS DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD:

     La documentación generada por los registros de la calidad. Se trata de una documentación compuesta por texto, datos y ocasionalmente, imágenes, elaborada y utilizada por un elevado número de personas y con un índice de actualización prácticamente nulo, una vez finalizado todo el proceso. Este tipo de documentación se elabora de forma continua y repetitiva durante la vigencia del sistema de calidad.

     Sin embargo, ambos tipos de información resultan perfectamente tratables por sistemas de información tipo "intranets", dado que estos últimos presentan ventajas frente a los sistemas de información basados en bases de datos relacionales siempre que los índices de variabilidad y actualización de la información no sean elevados.

     Brevemente, la forma de funcionamiento de una "intranet" para el sistema de aseguramiento de la calidad de una empresa sería el siguiente:

1.- Utilización para la documentación de definición del sistema de calidad:

     La documentación del sistema de calidad: manual de calidad, manual de procedimientos e instrucciones de trabajo se convierte a formato HTML y se difunde bien a través de la "intranet", bien a través del sistema de correo electrónico.

     El responsable de calidad obtiene directamente del sistema de distribución los acuses de recibo, que requiere la norma y garantiza, mediante la "intranet", que la documentación de calidad utilizada es, siempre, la última versión, puesto que los usuarios no tienen acceso a otra.

    

     Los usuarios tienen acceso, en su ordenador, mediante la "intranet" a los documentos del sistema de calidad que necesitan para su trabajo, administrándose los permisos de acceso a los mismos.

2.- Utilización para la documentación generada por los registros de la calidad:

     El usuario que precisa rellenar alguno de los formularios definidos por el sistema de la calidad accede, a través de la "intranet" (dichos formularios pueden estar construidos mediante cualquier herramienta ofimática: procesadores de textos, hojas de cálculo, …) a una copia maestra del mismo, la convierte a una copia de trabajo y la difunde, mediante correo electrónico, al siguiente usuario definido en el correspondiente procedimiento, quien, a su vez, procede de manera similar.

    

     En los formularios disponibles en la "intranet" pueden construirse interfaces con las bases de datos corporativas que garanticen la calidad de dichos datos. Pueden construirse asimismo, interfaces con otros sistemas, que pueden también ser corporativos, ya sean bases de datos u hojas de cálculo que faciliten el análisis de los datos contenidos en los registros de la calidad, cumpliendo, así, con otro de los requisitos de la norma. Debido a que la realización de estas interfaces no es trivial, se recomienda no abordar las mismas hasta una fase posterior del proyecto.

     Los procedimientos del sistema de la calidad deben ser adaptados, en lo que se refiere a la creación, mantenimiento y consulta de los registros de la calidad, para el funcionamiento de éstos en la "intranet".

¿POR QUE LAS INTRANETS?

     Es habitual que muchas empresas hayan decidido construir sus sistemas de información según los estándares Internet, lo que se ha bautizado con el nombre de "intranets". Entre las razones que pueden mover a esta elección se encuentran:

• El uso de los navegadores Internet es muy sencillo. Dado que, asimismo, a no tardar muchos años el uso de Internet en el ámbito doméstico será masivo, como ya ocurre en países como Estados Unidos, los usuarios no requerirán de formación adicional para el uso de las "intranets"
• El almacenamiento de la información en formato documento permite incorporar el uso de información no estructurada, algo muy complicado con los sistemas de información construidos con bases de datos relacionales.
• El coste de las comunicaciones para interconectar puntos geográficamente dispersos desciende enormemente, siendo el descenso más grande cuanto más alejados estén dichos puntos entre sí.
• Las tarifas de acceso a Internet son planas, por lo cual el coste de las comunicaciones es, prácticamente plano (despreciando el efecto de la conexión al proveedor de acceso a Internet) y, por tanto, no está sujeto a variaciones impredecibles.
• La creación y actualización de la información se puede realizar directamente por los propios usuarios, sin la intervención de profesionales informáticos cualificados.
• El coste y la dificultad de búsqueda de información se reducen drásticamente.
• El riesgo de obsolescencia tecnológica es mucho menor.
• Si se desea ofrecer a terceros (clientes, proveedores, administraciones, …) la información disponible en la "intranet", el paso es inmediato.

     DESCRIPCIÓN DE LOS CONCEPTOS INTERNET E "INTRANET"

     Los sistemas "intranet" son adaptaciones de los sistemas "Internet" para su utilización exclusiva de forma interna por parte de una empresa u organización. Dicha adaptación se realiza eliminando elementos de los sistemas "Internet" que no resultan necesarios para uso interno, pero manteniendo el mismo aspecto para el usuario que han popularizado los servicios de Internet.

     Gracias a la masificación y popularización de los servicios Internet, sin duda gracias a su extrema sencillez de manejo, el tipo de presentación usualmente utilizada en los servicios Internet se está convirtiendo en un estándar ampliamente difundido, que han incorporado prácticamente todas las grandes compañías informáticas del mundo. Todo induce a pensar, por tanto, que la elección de un sistema de información basado en Internet, es decir, una intranet, es hoy, en día, la mejor elección, ya que no existe el peligro de que el sistema quede técnicamente obsoleto en corto plazo. Todos los directores generales y directores de informática conocen el elevado volumen de inversión que han de realizar para mantener actualizados sus equipos y software informático. Con la elección de una intranet este peligro es mínimo.

     Dada la gran similitud que existen entre los servicios Internet e intranet, vamos a describir ampliamente los elementos que componen los primeros, ya que los segundos constituyen un subconjunto particular de los primeros.

La red de comunicaciones:

     Es uno de los grandes avances de Internet; la red de comunicaciones es de alcance mundial, transparente para el usuario y de bajo coste de utilización.

     A la red internet se la conoce usualmente con el nombre de Web (o World Wide Web, que podríamos traducir por telaraña de alcance mundial). La Web está extendida por todo el mundo y existen millones de usuarios de la misma.

     En los sistemas "intranet" es suficiente con la instalación de una red de área local, ya que los principales sistemas operativos ya incorporan los protocolos necesarios para convertir una red de área local en una red "intranet". Si los sistemas "intranet" deben funcionar en varios puntos geográficamente dispersos deben incorporarse al sistema elementos adicionales a la red de área local, pero que son, en todo caso, de coste igual o inferior a cualquier otro sistema de comunicaciones utilizado para interconectar puntos geográficamente separados.

• El acceso a internet:

     Debe contratarse con un proveedor especializado. Las cuotas de estos proveedores suelen ser planas, es decir, independientes del nivel de utilización, con lo cual el coste del mismo es conocido a priori. El usuario debe, no obstante, conectarse con su proveedor de acceso, para lo cual debe utilizar las redes públicas de telecomunicaciones.

     En los sistemas "intranet" no es necesario contratar accesos a internet, a menos que sea preciso que el sistema funcione desde varios puntos geográficamente dispersos.

• El ordenador:

     Es suficiente con un PC normal, sin que existan requisitos especiales en su configuración. Para un sistema "intranet" el PC debe estar equipado con una tarjeta que posibilite su funcionamiento en una red de área local.

• El módem:

      Es el elemento que permite al ordenador conectarse con el proveedor de acceso a la WEB. Opcionalmente, puede ser sustituido por una tarjeta de acceso a RDSI si se desea utilizar esta red pública de comunicaciones como alternativa a la utilización de la Red Telefónica Básica (A la espera de la entrada en funcionamiento de Rete visión el único proveedor disponible para acceso a la RDSI y a la Red Telefónica Básica es Telefónica de España, S.A.)

     Para los sistemas "intranet" no es necesario el módem, a menos que se requiera interconexión desde puntos geográficamente dispersos, pero, aún en este caso, no es necesario que dispongan del mismo todos los ordenadores de la "intranet"

Hasta aquí los elementos necesarios para conectarse a Internet. En base a las aclaraciones necesarias ya ha quedado demostrado que para conectarse a una "intranet" prácticamente el único elemento necesario es el ordenador. Existe, no obstante, otro elemento sin el cual los conceptos Internet e "intranet· carecen de sentido:

• La información:

     Está almacenada en formato documento, los cuales pueden contener imágenes, datos, textos y voz. No es necesario conocer complicados lenguajes de interrogación a bases de datos, dado que la forma de acceso para el usuario es a través de los hiperenlaces, que consisten un textos destacados, mediante subrayados o colores, en los cuales el usuario pincha con el ratón de su ordenador, si desea profundizar en la información que cada hiperenlace presenta.

    

     Para los sistemas "intranet" la estructuración y organización de la información que se va a ofrecer en la misma constituye uno de los principales costes. Es también, el principal elemento generador de beneficios ya que la "intranet" posibilita el uso de la misma por toda la organización, lógicamente con los controles y restricciones de acceso necesarios.

• Conexión de un proveedor de información a Internet:

     La conexión de un proveedor de información a Internet no es tan trivial, ni barata, como la de los usuarios de dicha información. Para la conexión de un proveedor de información a Internet se necesitan los siguientes elementos:

• El servidor de información:

     Es el ordenador en el cual se almacena la información que se va a difundir por la red, por lo cual debe tener capacidad de almacenamiento suficiente y capacidad de dar servicio rápido a todos los usuarios que se van a conectar en demanda de la información. Para el caso de los sistemas "intranet" el servidor de información y el servidor de la red de área local pueden ser el mismo.

• La conexión a la red Internet:

     Al igual que los demandantes de información, el proveedor de la misma debe conectarse a la red, lo cual puede realizar a través de los proveedores de acceso a la misma. La gran diferencia estriba en que dicha conexión ha de ser de mayor capacidad que la de un usuario normal, por lo cual dicha conexión se suele realizar mediante el alquiler de una línea telefónica de alta capacidad punto a punto entre el servidor de información y el proveedor de acceso a internet. 

     Para los sistemas "intranet" no es necesaria esta conexión, a menos que se requiera interconectar varios puntos geográficamente distintos.

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Allí les dejamos un poco de información...

FELIZ NAVIDAD Y FELIZ DÍA DE EL ESPÍRITU DE LA NAVIDAD

Hablemos sobre la Intranet..

     La popularización del uso de internet ha llevado a muchas empresas a plantearse la construcción de sus sistemas de información basados en los estándares internet, lo que en la literatura especializada se conoce con el nombre de "intranet´s".

     Las "intranet´s" resuelven correctamente la incorporación a los sistemas de información de información de carácter desestructurado, aspecto de difícil resolución en los sistemas de información construidos con bases de datos relacionados.